Как работать в 11crm

Инструкция для салона: с чего начать, как записывать людей и что смотреть в конце месяца. Читать целиком не обязательно — первые два раздела и есть весь рабочий день.

1. Первая настройка — один раз, минут пятнадцать

Пока в системе нет услуг и мастеров, записывать некого и не на что. Заводится это в разделе управления:

1. Услуги — название, сколько длится и сколько стоит. Длительность важнее, чем кажется: из неё считаются свободные окна. Если стрижка на деле занимает полтора часа, ставьте 90 минут, иначе система будет предлагать время, которого нет.
2. Мастера — имя и то, какие услуги мастер делает. Мастеру не нужен телефон с приложением и вход в систему: он может вообще не заходить сюда.
3. Рабочие часы — по дням недели, у каждого мастера свои. Выходной — это просто отсутствие часов на этот день.
4. Перерывы и отпуска — когда мастера нет вопреки графику. На это время он пропадает из свободных окон.

Цену и длительность потом можно менять сколько угодно: в уже сделанных записях останется то, о чём договорились с клиентом.

2. Рабочий день у стойки

Экран «Расписание» — это день по мастерам: кто чем занят, сколько заработано. Стрелками листаются соседние дни, кнопка «Сегодня» возвращает обратно.

Чтобы записать человека, нажмите «+ Записать» и пройдите четыре шага: услуга → мастер → свободное время → телефон. Свободное время система считает сама: график мастера минус занятое минус перерывы. Занятое время не показывается вовсе — записать двоих на одно окно нельзя.

Клиента заводить заранее не нужно. Введите телефон: если такой человек уже был, запись привяжется к его карточке со всей историей и скидкой; если нет — карточка заведётся сама.

Когда человек пришёл или не пришёл, отметьте это на расписании одной кнопкой:

• Пришёл — визит состоялся, деньги попадают в отчёты;
• Не пришёл — время освобождается, но запись остаётся в истории: потом видно, кто пропадает регулярно;
• Отменить — то же самое, если предупредили заранее;
• Подтвердить — когда дозвонились накануне и человек подтвердил.

Перенести запись пока можно только так: отменить старую и создать новую на новое время. Отдельная кнопка переноса появится позже.

3. Клиенты

Раздел «Клиенты» — поиск по имени или телефону, в карточке видно всю историю визитов и сколько человек оставил в салоне. Там же:

• постоянная скидка — она сама подставится во все новые записи;
• заметки мастера — то, что важно помнить: чего человек боится, чем его нельзя мыть, к кому его лучше не сажать. Это самое ценное, что накапливается в системе, и то, чего нет в тетради.

4. Перенести клиентов из Excel или тетради

Если список клиентов уже есть в файле — «Клиенты» → «Импорт из Excel». Подойдёт .xlsx или .csv, колонки могут быть в любом порядке: на втором шаге вы скажете, где имя, где телефон, и увидите, что получится, до того, как что-то попадёт в базу.

• обязателен только телефон — по нему человека узнают при записи;
• телефон в любом виде: 8 (999) 123-45-67, +7 999…, 9991234567 — приведём к одному;
• кто уже есть в базе — пропускается, чтобы не появилось два одинаковых;
• строки без разборчивого телефона мы покажем отдельно и не возьмём.

5. Отчёты

Раздел «Отчёты»: выручка, число визитов, средний чек, новые клиенты, доля сорвавшихся записей и разрезы — по мастерам, по услугам, по дням.

Выручкой считаются только визиты, отмеченные «Пришёл», и всегда со скидкой. Записанные и подтверждённые — это ещё не деньги, а планы. Отсюда простое правило: отмечайте визиты в течение дня, иначе отчёт покажет меньше, чем салон заработал.

6. Кто что видит

Доступ выдаётся ролями, а не «всем всё»: администратор у стойки, мастер и владелец видят разное. Это не только удобство — разграничение доступа к персональным данным требует закон. Если человеку нужен раздел, которого он не видит, право добавляется за минуту.

7. Частые вопросы

Ошиблись со статусом визита. Нажмите нужную кнопку ещё раз — последняя отметка и остаётся.

Клиент без телефона. Запись без телефона мы не делаем намеренно: такую карточку невозможно найти при следующем визите и некуда позвонить, если мастер заболел.

Два человека с одним номером (муж и жена, мама и дочь) — это нормально, система не мешает: карточки разные, номер один.

Удалить клиента или запись. Кнопки удаления нет и не будет: данные убираются в архив. Историю визитов и подтверждение согласия на обработку данных нельзя терять по случайному нажатию.